Riesgos fiscales de las sociedades inactivas y holdings en Costa Rica

Riesgos fiscales de las sociedades inactivas y holdings en Costa Rica

Una sociedad que no factura no necesariamente es una sociedad sin obligaciones. Los préstamos entre compañías, aportes de capital, dividendos y movimientos bancarios sin respaldo pueden convertirse en contingencias tributarias cuando no existe documentación suficiente.

En Costa Rica es común que las empresas familiares utilicen varias sociedades para organizar su patrimonio. Una puede ser propietaria de inmuebles, otra mantener inversiones, otra administrar participaciones societarias y una adicional desarrollar la actividad comercial.

Estas estructuras son legítimas y pueden resultar útiles para la organización corporativa, la protección patrimonial y la planificación sucesoria. El riesgo no está en tenerlas, sino en administrarlas sin trazabilidad, controles internos ni documentación que permita justificar la realidad económica de cada operación.

¿Qué es una sociedad inactiva?

Una sociedad inactiva es una persona jurídica constituida en Costa Rica que no desarrolla una actividad lucrativa de fuente costarricense.

Sin embargo, estar inactiva no significa desaparecer del sistema tributario. Dependiendo de su condición y de los activos que posea, puede mantener deberes formales, registrales, informativos y fiscales.

Una sociedad inactiva puede ser propietaria de:

Bienes inmuebles.
Vehículos.
Inversiones financieras.
Acciones o participaciones en otras compañías.
Derechos de propiedad intelectual.
Otros activos patrimoniales.
La normativa costarricense reconoce expresamente esta categoría y faculta a la Administración Tributaria para determinar las obligaciones formales que deben cumplir estas entidades. Además, las sociedades inactivas continúan estando contempladas dentro del Impuesto a las Personas Jurídicas.

¿Qué es una sociedad holding?

Una holding es una sociedad cuya función principal consiste en mantener acciones, cuotas o participaciones de otras compañías.

Generalmente, no desarrolla por sí misma una actividad comercial operativa. Su propósito puede ser centralizar la propiedad de un grupo empresarial, administrar inversiones, facilitar una planificación sucesoria u organizar el patrimonio familiar.

Su utilización es completamente válida. No obstante, cuando una holding realiza movimientos frecuentes con otras sociedades relacionadas, aumenta la necesidad de respaldar adecuadamente cada operación.

Hacienda podría revisar, entre otros aspectos:

El origen de los fondos.
La justificación económica de las transacciones.
Los préstamos entre compañías.
Los aportes de los socios.
La distribución de dividendos.
La identificación de los beneficiarios finales.
La consistencia entre la contabilidad, los movimientos bancarios y las declaraciones presentadas.
La Administración Tributaria cuenta con amplias facultades de comprobación, fiscalización y solicitud de información, de acuerdo con el Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Cinco riesgos fiscales frecuentes

1. Préstamos entre sociedades sin respaldo documental
Es común que una empresa del mismo grupo financie temporalmente a otra. El problema surge cuando la transferencia se realiza sin explicar formalmente su naturaleza.

Un préstamo entre sociedades debería contar, como mínimo, con:

Contrato escrito.
Identificación de las partes.
Monto y moneda.
Plazo de devolución.
Condiciones financieras.
Registros contables consistentes.
Evidencia bancaria del desembolso y del pago.
Cuando no existe documentación, una transferencia puede resultar difícil de distinguir de un aporte de capital, un ingreso, un retiro de fondos o una distribución indirecta de utilidades.

No basta con indicar que se trató de “un préstamo entre empresas”. Debe existir evidencia que demuestre que la operación fue real y que se ejecutó conforme con las condiciones acordadas.

2. Aportes de capital sin trazabilidad
Los socios suelen aportar recursos para adquirir activos, cubrir gastos o fortalecer la liquidez de la sociedad.

Sin embargo, depositar dinero en la cuenta bancaria no convierte automáticamente el movimiento en un aporte de capital correctamente documentado.

Es importante determinar si el dinero corresponde a:

Un aumento de capital.
Un aporte extraordinario del socio.
Un préstamo del socio a la sociedad.
El pago de una obligación.
El reembolso de un gasto.
Otro tipo de transacción.
La contabilidad, los acuerdos societarios y el movimiento bancario deben reflejar la misma realidad.

También debe conservarse evidencia sobre el origen de los fondos, especialmente cuando se trata de montos relevantes o de recursos enviados desde el extranjero.

3. Distribuciones incorrectas de dividendos
La distribución de dividendos requiere coordinación legal, contable y tributaria.

Entre los errores más frecuentes se encuentran:

Distribuir utilidades que no existen contablemente.
Confundir el retiro de dinero con un dividendo.
Omitir el acuerdo o acta societaria correspondiente.
No aplicar la retención tributaria cuando resulte procedente.
Registrar una distribución que no coincide con el movimiento bancario.
Pagar dividendos a una persona distinta de quien figura como socio.
La Ley del Impuesto sobre la Renta establece reglas específicas para las distribuciones de dividendos y las retenciones aplicables. Por ello, cada pago debe revisarse según las características del socio, la sociedad y la operación concreta.

4. Información inconsistente en el RTBF
El Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales permite identificar a las personas físicas que poseen o ejercen control efectivo sobre una sociedad.

Una inconsistencia puede surgir cuando la información declarada no coincide con:

El libro de accionistas.
Los traspasos de participaciones.
Las actas societarias.
La información del Registro Nacional.
La estructura real del grupo empresarial.
Las declaraciones de otras compañías relacionadas.
El RTBF se gestiona mediante la plataforma Central Directo del Banco Central de Costa Rica. Mantener la información actualizada y alineada con los documentos corporativos es indispensable para evitar observaciones o dificultades durante una revisión.

5. Confundir una sociedad inactiva con una sociedad sin obligaciones
Este es probablemente el error más común.

Una sociedad puede no emitir facturas ni realizar ventas y, aun así, mantener activos, cuentas bancarias, inversiones, obligaciones registrales o deberes tributarios.

La condición de inactiva no elimina automáticamente responsabilidades relacionadas con:

El Impuesto a las Personas Jurídicas.
La información de beneficiarios finales.
Los registros tributarios.
La documentación de activos y pasivos.
La conservación de respaldo contable y bancario.
Las obligaciones asociadas a bienes inmuebles u otros activos.
Las obligaciones específicas dependerán de la situación de cada sociedad. Por eso, no conviene asumir que todas las entidades inactivas deben recibir exactamente el mismo tratamiento.

La trazabilidad bancaria es clave

Cada transferencia relevante debería poder explicarse de forma sencilla y demostrarse documentalmente.

Antes de mover fondos entre sociedades relacionadas, conviene responder:

¿De dónde proviene el dinero?
¿Quién ordenó la transferencia?
¿Por qué una sociedad está entregando fondos a otra?
¿Existe un contrato o acuerdo que la respalde?
¿Cómo se registrará en la contabilidad?
¿Debe devolverse?
¿Genera alguna obligación tributaria?
¿Coincide con las declaraciones y registros de ambas compañías?
Cuando la respuesta solo existe de manera verbal, el riesgo aumenta.

La trazabilidad implica que los contratos, actas, comprobantes bancarios, auxiliares contables y declaraciones cuenten la misma historia.

Buenas prácticas para reducir contingencias

Una estructura patrimonial bien diseñada también debe mantenerse correctamente.

Entre las principales medidas preventivas se encuentran:

Revisar periódicamente la estructura completa del grupo.
Identificar qué función cumple cada sociedad.
Mantener actualizado el RTBF.
Documentar los préstamos entre partes relacionadas.
Formalizar los aportes de capital.
Conservar evidencia bancaria del origen y destino de los fondos.
Verificar que las operaciones estén correctamente registradas.
Revisar el tratamiento tributario de los dividendos.
Mantener actualizados los libros y acuerdos societarios.
Realizar revisiones preventivas antes de una fiscalización.
La estructura no es el problema; la falta de respaldo sí
Las sociedades inactivas, holdings y otras estructuras patrimoniales continúan siendo herramientas válidas para organizar negocios, inversiones y patrimonio familiar.

Sin embargo, ya no es suficiente con constituir las sociedades y utilizarlas para mover activos o recursos. Cada operación debe tener una razón económica clara y evidencia que permita demostrarla.

Una adecuada planificación tributaria no consiste únicamente en diseñar una estructura corporativa. También implica mantenerla ordenada, documentada y coherente con la realidad financiera del grupo.

¿Su estructura societaria está correctamente respaldada?

En WeSolvo podemos revisar sus sociedades inactivas, holdings y operaciones entre compañías relacionadas para identificar inconsistencias, riesgos documentales y posibles contingencias tributarias.

Una revisión preventiva puede ayudarle a:

Corregir registros desactualizados.
Organizar préstamos y aportes.
Verificar la trazabilidad de los fondos.
Revisar distribuciones de dividendos.
Preparar la estructura ante una eventual fiscalización.
Contáctenos para realizar una revisión preventiva de su estructura patrimonial.